Le secrétariat consiste en un ensemble de tâches effectuées par une secrétaire au sein d’une entreprise.
Une profession utile à la majorité des entreprises
Ces tâches vont de la réception et de l’émission d’appels à la gestion des tâches administratives et de l’agenda de celui pour qui elle exerce son métier de secrétaire.
L’avènement de nouveaux moyens de communication et les progrès en matière de technologie ont favorisé la naissance d’une nouvelle forme de secrétariat : le télésecrétariat.
Le télésecrétariat est formé de deux mots : le préfixe « télé » qui fait référence à la distance et le radical « secrétariat ».
Le télésecrétariat est donc l’exercice de la fonction de secrétariat à distance, ce qui veut dire en d’autres termes que la télésecrétaire n’est pas physiquement présente au sein de la société pour laquelle elle travaille, mais accomplit ses obligations comme si elle y était.
Cette forme de secrétariat se modernise de plus en plus et nombreux sont les secteurs d’activités qui en font le choix pour une meilleure gestion de leur relation client.
Le secrétariat décentralisé ainsi donc créé entraine une souplesse et une rapidité dans l’accomplissement des tâches et permet à l’entreprise ainsi que ses membres de se consacrer pleinement à leur activité principale.
La télésecrétaire indépendante est une personne polyvalente qui a des acquis dans tous les secteurs d’activité.
Elle peut également se faire former ou demander conseil à ses relations afin de vous apporter la juste solution au bon moment.
Plusieurs activités sont exercées par une télésecrétaire au sein d’une entreprise à savoir : la permanence téléphonique, la gestion d’agenda et la gestion administrative.
La permanence téléphonique conduit la secrétaire indépendante à recevoir et émettre des appels téléphoniques, courriers électroniques à l’endroit des clients/patients, fournisseurs ou partenaires commerciaux de l’établissement pour laquelle elle travaille.
Elle filtre ensuite les appels reçus et rend compte au bénéficiaire de ses services des informations pertinentes.
La gestion de l’agenda conduit la télésecrétaire à jouer un rôle de planification qui planifie la journée du ou des agents de l’établissement et organise ses/leurs rendez-vous, puis qui soumet l’agenda au responsable concerné pour appréciation.
Celui-ci pourra alors confirmer cet agenda ou y apporter certaines modifications.
L’une des tâches les plus complexes du secrétariat est sans doute la gestion administrative.
Elle consiste à renseigner et organiser les fiches clients/patients et fournisseurs afin de les ressortir facilement en cas de besoin.
En tant qu’établissement, entrepreneur, chef d’agence ou responsable, recourir au service de télésecrétariat présente de nombreux avantages qu’il est important de citer.
Il vous permet de faire appel à la spécialiste pour un travail ponctuel ou permanent selon vos besoins et votre budget.
Il vous permet également de ne plus dépenser de frais en rapport au recrutement, la formation d’une nouvelle employée et les formalités de signature d’un contrat de travail.
Adhérez au secrétariat décentralisé afin de bénéficier d’une gestion optimale de votre entreprise et de ses activités administratives.
